서울아산병원은 환자가 치료 과정을 이해하고 불안감을 해소할 수 있도록 환자의 눈높이에 맞춘 교육자료를 제작하고 있다. 현재 2,000개 이상의 자료가 ‘메디게이션’에 등재돼 있다.

활용도가 높은 만큼 사용자의 피드백도 꾸준히 이어졌다. 모든 환자 정보와 치료 내용은 AMIS 3.0에 기록되는데, 메디게이션을 이용하려면 아산넷에 다시 로그인해야 했고 교육자료를 환자에게 전송하려면 또다시 AMIS 3.0으로 이동해야 하는 절차가 번거롭다는 것이었다. 또한 방대한 교육자료의 분류 기준이 명확하지 않아 검색이 어렵고, 메디게이션 화면에서 바로 인쇄할 수 없어 다운로드한 뒤 별도로 인쇄해야 하는 등 사용 효율성이 떨어진다는 의견도 많았다.

번거로움은 줄이고, 접근성은 높이고

2024년 2월, 이러한 현장의 불편을 해소하기 위한 ‘메디게이션 고도화’ 프로젝트가 시작됐다. 간호교육행정팀은 사용자 관점에서 상세한 피드백을 제시했고 디자인·콘텐츠팀 홈페이지 개발자들은 ▲자료 다운로드 없이 내용을 바로 확인할 수 있는 미리보기 기능 ▲메디게이션 내 검색어 자동 완성 기능 ▲부서별 즐겨찾기 기능 등을 추가하는 메디게이션 업그레이드를 담당했다. 또한 IT전략팀, IT서비스팀과 협업해 이번 프로젝트의 핵심 과제인 아산넷과 AMIS 3.0간 로그인 연동을 추진했다. 환자교육자료 콘텐츠 담당자들은 지난해 11월까지 모든 자료에 주관부서, 주요 키워드 등을 설정해 사용자들이 쉽게 검색하고 찾을 수 있도록 접근성과 편의성을 개선했다.

메디게이션 고도화 효과는 현장에서 바로 나타났다. AMIS 3.0 화면에서 별도 로그인 없이 곧바로 메디게이션에 접속할 수 있게 됐고, 쉽게 자료를 찾은 뒤 인쇄와 모바일 전송까지 한 번에 처리할 수 있어 업무 효율성이 향상됐다. 불필요한 과정이 줄고 업무 흐름이 매끄러워졌다며 만족스러워하는 사용자들의 피드백도 확인할 수 있었다. 

“그동안 교육자료를 제작하고 게시하는 데만 초점을 맞추고 있었어요. 이번 프로젝트를 통해 사용자가 쉽고 편리하게 이용할 수 있는 시스템을 만드는 것 또한 우리의 중요한 역할임을 깨닫는 계기가 되었습니다.”

고객을 중심으로 생각하며

현업으로 바쁜 직원들이 시간을 쪼개 협업 프로젝트에 참여하는 것은 쉬운 일이 아니었다. 긴급한 업무가 생길 때마다 우선순위를 조정하는 등 많은 어려움 속에서도 메디게이션 고도화는 차근차근 진행됐다. 협업에 참여한 직원들은 ‘고객을 중심으로 생각하는 마음’이 협업을 가능하게 한 원동력이라고 말한다.

“메디게이션을 이용하는 의료진도, 메디게이션에 담긴 환자교육자료를 활용하는 환자도 모두 우리의 고객입니다. 앞으로도 사용자 의견을 지속적으로 반영해 메디게이션을 더욱 효과적인 환자교육자료 플랫폼으로 발전시키겠습니다.”