임상시험센터 주사실에서 근무하는 연구코디네이터는 일정 예약 요청 이메일을 확인하고, 메신저로 내용을 전달하며, 서류에 데이터를 기록하고, 환자 이력 확인을 위해 서류를 뒤져본다. 업무가 전산화돼 있지 않아 의료진의 업무 속도가 느려질 수밖에 없었다. ‘임상시험센터 주사실만의 전산 시스템을 만들 순 없을까?’

서울아산병원 서관 6층에 위치한 임상시험센터 주사실. 임상연구에 참여하는 환자들이 이곳을 찾는다. 연구코디네이터는 일정 관리, 데이터 기록, 약제 투여 등 여러 업무를 동시에 수행해야 하지만, 다양한 과업을 효율적으로 진행할 수 있는 전산 시스템이 마련돼 있지 않았다. 모든 업무가 이메일과 서면, 메신저 등으로 각각 진행되어 환자의 의무기록을 열람하거나 치료 이력 등을 확인하는 데 어려움이 있었다. 업무 프로세스의 비효율은 환자 안전에도 악영향을 줄 수 있을 것이라는 걱정이 커졌다. 자연스럽게 임상시험센터 주사실을 위한 전산 시스템의 필요성이 커졌다.

업무 프로세스를 전산에 그리다
2021년 임상시험센터 주사실 업무 프로세스를 AMIS 3.0에 새로 만드는 프로젝트가 병원발전기금 과제로 선정됐다. 그리고 2022년 5월 임상시험센터, IT서비스팀과 IT전략팀 담당자들이 참여하는 프로젝트가 시작됐다. 주사실의 업무 프로세스를 세밀하게 분석한 뒤 어떻게 전산으로 구현할지 논의했고, 외래 주사실에서 사용하던 전산 화면을 모티브로 삼아 화면을 만든 뒤 테스트와 수정을 반복했다. 8개월 동안 진행된 수많은 회의와 테스트 끝에 총 여섯 종류의 전산 화면이 제작됐고 2023년 1월부터 본격 가동됐다.

임상시험센터 주사실 근무자는 모든 업무를 AMIS 3.0에서 진행할 수 있게 됐다. 주사실 예약 현황을 전산으로 한눈에 파악할 수 있고, 진료과에서는 별도의 서류나 이메일 작성 없이도 AMIS 3.0으로 환자 의뢰를 할 수 있게 됐다. 환자의 간호 및 행위 기록을 전산에서 실시간으로 확인할 수 있어 임상연구의 질도 향상됐다.

“AMIS 3.0 전산화를 통해 행정 업무에 투입되는 시간은 줄어들었고 환자를 대면해 살필 수 있는 시간은 늘어났어요. 임상연구 의료진뿐만 아니라 환자에게도 큰 도움이 됐다고 생각합니다.”

- 임상시험센터 박해정 연구코디네이터

파트너를 배려하는 마음
전산 개발 과정이 순탄하지만은 않았다. 임상연구의 특성상 외래 주사실이나 일반 병동에서 사용하는 화면과는 다르게 업무 및 화면 접근 권한 등을 설정하는 것이 까다로웠다. 개발자에겐 익숙한 전산용어도 연구코디네이터에게는 외계어처럼 느껴졌다. 하지만 임상 현장과 전산 개발을 두루 경험한 IT전략팀 간호사들을 비롯해 최적의 전산 프로그램을 만들고자 하는 모두의 노력 덕분에 이해의 폭을 점차 넓혀 나갈 수 있었다.

“제로 베이스에서 개발해 나가는 것이 쉽진 않았어요. 프로젝트 규모도 큰 편이었고 내용도 어려웠죠. 하지만 돌아보니 여느 때보다 수월하게 진행됐다고 생각합니다. 파트너가 어려워하지 않도록 쉽게 설명하고 안내하려 노력하는 배려의 마음 때문이지 않았을까 싶어요.”

- IT전략팀 김현정 과장